|
Consigue hacer mucho mas
en mucho menos tiempo...!
84 trucos y consejos
que te ayudarán a:
• estimular y ampliar tu productividad
• hacer las tareas mas divertidas
• superar tus objetivos
• vencer las demoras y pérdidas de tiempo
61- pon en práctica insertar horas de cierre y/o límites de tiempo
diarios
te guste o no, imponer plazos de tiempo incrementan la productividad. Cuanto mas nos
vamos acercando al a hora límite, mas presión ejecemos para cumplir con los objetivos. Y
hacemos lo que sea necesario para cumplir. Establece una serie de límites o topes a nivel
menual, semanal y hasta diario
62- levántate de la silla cuando atiendas o utilices el teléfono
el levantarte te ayudará a ‘librarte’ de esa llamada mas rápido y por lo tanto no dejará de
ser una llamada productiva. Es muy común, relajarse y ponerse cómodo cuando se
dialoga por teléfonoy eso acarrea una desconcentración y una charla algo mas larga,
seguramente
63- agrupa pequeñas tareas relacionadas y realízalas al mismo
tiempo
regresa todos los llamados telefónicos en un mismo momento del día, preferiblemente
despues de que hayas culminado tus tareas mas importantes. Llevar a cabo varias tareas
al mismo tiempo es relativamente fácil, siempre y cuando lo hayas planificado de
antemano. Tambien podrías agrupar todas las tareas bancarias y de correo, actualizar
archivos, responder correo electrónico. Planifica cada uno de estos grupos de tareas para
que no tengas que perder tiempo durante el día organizándote y luego volviendo a
concentrarte en tus tareas importantes.
64- procede eficientemente con las entrevistas y reuniones
hazle saber a la otra parte el horario exacto del inicio de la reunión. Legado el momento,
cierra la puerta antes de comenzar la charla. No te sientas obligado a dar un resumen de
lo hablado a aquellas personas que llegaron tarde (en el caso que fueran mas de dos las personas asistentes) adquiere sostiene una determinada conducta con las entrevistas,
especialmente en lo que respecta a horarios. La gente pronto entenderá tu forma de
actuar y lo que significan el tiempo y los negocios para ti. Una forma de hacerles saber a
las otras personas que deben respetar los horarios es estipular horas no exactas, por
ejemplo, de 1:50 a 3:25 hs. Esto les advierte de inmediato cual es tu conducta.
65- desafíate a ti mismo
siempre trata de romper tus propios records. Enfoca tu atención en encontrar las mejores
y mas eficientes formas de hacer lo mismo en el menor tiempo. Hazlo como un juego y
lograrás que hasta las tareas mas rutinarias y molestas se conviertan en algo divertido y
agradable.
66- comienza tu lista de tareas en una sola hoja de papel, vacía y
grande.
Escribe absolutamente todo, sin importar el orden en que deberán hacerse. Luego de
hacerlo, identifica las tareas mediante tres diferentes colores, según su importancia.
Una vez que las tengas subrayadas con colores, te será mucho mas facil identificarlas de
un simple vistazo.
67- agrupa todos los expedientes, historiales y registros en una sola
lista y en un solo organizador
preferiblemente, la lista de tareas debe ser parte del organizador diario. Mantiene las
anotanciones y apuntes donde corresponda y evita por todos los medios llenar el escritorio
con papelitos sueltos, o notas o sobres. Usa tu organizador para tener alli todo lo que
necesites y que sea indispensable para las tareas del día. Utilizar mas de una lista es
improductivo y además corres el riesgo de extraviar cosas mientras transfieres datos de
una hoja a otra.
68- haz copias de seguridad de tus archivos, tus deberes y
obligaciones
si confías ciegamente en el disco duro de tu computadora, tarde o temprano
experimentarás una frustración que tirará por el suelo todos tus esfuerzos, tus tareas y tus
metas. Las computadoras pueden dejar de funcionar... y de hecho lo hacen. Si todo lo
que tienes, todo tu negocio y tu trabajo están ahí dentro, debes hacer copias de seguridad
periódicamente. Copia tus archivos importantes en discos compactos, disquettes o
simplemente imprímelos.
69- otorga incentivos para provocar mayores esfuerzos
prométete a ti mismo y a tu equipo algo que realmente de placer o anime para aquellos
que logren sus metas a tiempo. De esta forma, habrá algo mas por que luchar y hacer los
trabajos a tiempo.
70- comienza por algún lugar que no sea el principio
algunas veces es mejor comenzar por determinado punto dentro de un proyecto. Tratar
de llevar a cabo un proyectto de principio a fin y con todo el ‘protocolo’ que has aprendido
en la escuela, puede ser improducente. Si el principio te causa o tiene alguna dificultad,
déjalo de lado y haz alguna tarea que puedas comenzar ya mismo. Toma el paso mas
sencillo y hazlo primero. Luego continúa con el siguiente ‘mas fácil’.
71- crea formularios para evitar el desgaste de energías creativas
diseña y ten siempre a mano aquellos documentos que pueden ser usados en
aplicaciones similares una y otra vez. Por ejemplo, encabezados de Fax, formularios para
agendar citas, cuestionarios, facturas, recibos, encabezados de cartas, etc
72- establece un sistema de legajos, fichas y archivos eficiente y
práctico
nada es mas frustrante que saber que tienes los materiales que necesitas pero no los
puedes hallar. Una de las formas mas prácticas para archivar es crear una página con un índice y ubicarla adherida al cajón o gaveta correspondiente. Las categorías deberían
estar separadas en distintas gavetas (por ejemplo clientes, proveedores, empleados, etc)
y... a medida que se van agregando archivos, se los debe anotar en esa página indexada.
Guarda todo en su correspondiente lugar y estará allí la próxima vex que lo necesites.
73- toma decisiones rápida y firmemente
las personas que suelen tener “su vida resuelta” comparten la misma característica:
toman decisiones rápidamente y la sostienen firmemente. No pierdas ni malgastes tu
tiempo deliberando. Analiza la situación lo mejor que puedas y toma una decisión. No
todas las decisiones pueden tomarse a la ligera, pero si se pueden tomar decisiones a
diario, por mas pequeñas que sean, se lo debe tomar como un hábito
74- minimiza el tiempo que te lleva preparar las contestaciones y
respuestas
aprende a utilizar el teléfono para dar respuestas eficientemente. Siempre que te sea
posible utiliza el teléfono para responder correspondencia. Las cartas y los faxes no
tienen porque ser contestados de la misma forma. Un simple llamado telefónico puede
hacer esa tarea en una fracción del tiempo que llevaría escribir, ensobrar y enviar una
carta
75- haz ejercicios físicos regularmente
trata a tu cuerpo como si fuera una máquina que necesita mantenimiento y operarás mas
eficientemente, por períodos de tiempo mas largos. Cualquier tipo de ejercicio físico o deporte puede hacerte sentir mas animoso y ‘vivo’. Tómate un descanso despues de cada
actividad para revitalizar y confortar al cuerpo.
76- aprende lectura veloz
hay algunos cursos y libros disponibles que pueden ayudarte en esto. Es sorprendente
notar como en muy poco tiempo se puede duplicar la velocidad de lectura con la ayuda de
algunas técnicas e ideas sencillas. Hay algunos cursos que ofrecen triplicar esa
velocidad, pero no son recomendables en este caso, porque requieren de una p’ractica
constante. Simplemente duplicando la velocidad de lectura, ahorrarás muchísimo
tiempo... tiempo valioso para las tareas importantes
77- crea o utiliza un sistema de agendas que te recuerde
permanentemente, tareas, citas, eventos, fechas especiales y límites
horarios.
Se trata de pequeños recordatorios que pueden ir adheridos al mismo organizador o
planificador diario. Prepararlo de antemano, te dará la posibilidad de conocer y prepararte
para las situaciones que se van sucediendo a lo largo del día.
78- monitorea tus tiempos durante una semana
toma nota de lo que hiciste cada hora, a cada minuto. Al finalizar la semana, revísalo.
Totaliza las horas que trabajaste y en que las utilizaste. Si honestamente separaste los
minutos productivos de aquellos que no lo fueron, podrás encontrar la forma de mejorar y
coordinar mejor los tiempos.
Derrotando las demoras
79- evalúa las tareas que estás evitando
que es lo que te está impidiendo que comiences esta tarea? A menudo alguna tarea
parece agobiante. La forma de soluionar esto es ‘partirla’ en pequeños pedazos. Dividir
una tarea en ‘sub-componentes’ que son mas fáciles y rápidos para hacer. Al dividirla
parece mas fácil y deja de ser un ‘monstruo’ en nuestro escritorio. Una vez que tengas
definidas las diferentes partes, comienza a realizarlas una a una, no importa el orden.
80- mide las consecuencias
la pregunta es: “que es lo que podría pasar si no culmino esta tarea?” Contrariamente... “cuál es el mejor resultado que podría obtener si lo termino a tiempo?” contesta
honestamente esas dos preguntas y obtendrás la respuesta sobre que hace
81- piensa antes de actuar
si tienes dificultad para comenzar, tómate 5 minutos para pensar. Esfuérzate y analiza
cuales son los motivos por el que estás demorando esa tarea. Luego encara el problema
y confronta os miedos y las trabas tomando alguna acción positiva.
82- escucha las excusas que tu mismo estás usando
generalmente ponemos excusas para aplazar ciertos trabajos a favor de otros. Siempre
vuelve o préstale tu atención a aquella tarea que es mas importante. Es muy común caer
en la propia trampa de trabajar intensamente sobre un trabajo para evitar aquella tarea
que realmente es necesaria y urgente. Trata de ser siempre sincero contigo mismo y
ajusta el camino de tus acciones toda vez que lo creas necesario.
83- reorganiza o reencuadra las tareas desagradables para hacerlas
mas tolerables y placenteras.
Nnguna cosa es buena o mala, agradable o desagradable por si misma. Es lo que
pensamos de esa cosa lo que la hace parecer asi. Nada es placentero o desagradable
hasta que nosotros decidimos que lo sea. como decidas ver o interpretar a una tarea,
puede hacer una gran diferencia a la hora de querer relizarla. Tienes que ver las cosas
positivamente y de esta forma te será mucho mas fácil trabajar. Una vez que logres
hacerlo a diario, habrás vencido al principal motivo de las demoras.
84- ataca el problema como si fueras un ‘maestro’ en realizar
objetivos
piensa en alguien que conozcas cuyo talento y logros te impresiones. Ahora, supone que
eres esa persona. Pregúntate cómo encararía esa persona el problema que tu tienes.
Qué acciones tomaría? Qué harían para poder realizar esa tarea? Luego preparate un
bosquejo sobre cómo esa ‘persona de éxito’ llevaría a cabo ese trabajo si fuera suyo.
Paso seguido, sigue ejecuta el plan.
|
