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Consigue hacer mucho mas
en mucho menos tiempo...!
84 trucos y consejos
que te ayudarán a:
• estimular y ampliar tu productividad
• hacer las tareas mas divertidas
• superar tus objetivos
• vencer las demoras y pérdidas de tiempo
Consejos para el planeamiento
6- prepara una lista con todas las tareas que necesitas hacer
tu lista de tareas debe incluir todo lo que te viene a la mente. La idea es tenerlo todo
reflejado en un papel. No las edites en la computadora ni te detengas a pensar en cada
una en particular. Tan sola escribe la lista hasta que ya no te quede nada por hacer.
7- prioriza tu lista acorde a la importancia de cada item
la mejor forma de hacer esto es categorizando
cada item en tres grandes secciones:
A)
crucial y urgente, B) importante pero no tan urgente y C) ni importante ni urgente.
Las
que estén en el grupo A son las mas importantes y urgentes y por supuestto son prioridad
tomarte un tiempo al principio para priorizar las tareas te ayudará a ir realizando una
tarea tras otra SIN parar ni detenerte mientras estés trabajando.
8- determiando las tareas
determina cuales son las tareas que tienen prioridad uno, simplemente escuchando tu voz
interior. A menudo te dirá cuales tareas debes dejar a un costado y a veces hasta te
sugerirá que las arrojes a la basura.
9- borra de tu lista de tareas, todas aquellas que no son realmente
importantes.
Pregúntate a ti mismo, “qué pasaría si arrojo esta tarea a un cajón o a la basura?” si
puedes aceptar la respuesta positiva, hazlo de inmediato.
10- retrasa las tareas que no son urgentes a favor de aquellas que
apremian
no todo es necesario hacerlo ya mismo. A veces los proveedores, los clientes, etc, tienen
tambien su propia lista de prioridades y sus proyectos para el día que empieza. Otra vez,
posponé lo innecesario y realizá solo aquello de real importancia.
11- desarrolla el hábito de hacer un bosquejo en un papel de tu
planificación para así poder culminar las tareas, grandes y pequeñas.
El grado del éxito disfrutado por algunos puede estar directamente atribuido a la
planificación que hacen de sus vidas. Figuradamente, primero dibuja el mapa y luego
emprende la marcha. Simple, pero muy efectivo.
12- ten en cuenta el tiempo invertido para llevar a cabo cada una de
las tareas de la lista.
Toma en cuenta el tiempo requerido para viajar, dar instrucciones previas, planificar, etc.
No olvides considerar la pérdida de tiempo productivo que te llevan estas tareas.
13- detente y piensa en que planeas hacer.
¿Cómo podría ser hecho mas efectivamente? Tómate unos pocos minutos para hacer un
bosquejo, agendarlo y racionalizar tu plan. Un bosquejo sencillo puede ahorrarte muchas
horas de indecisión durante el día.
14- fíjate metas y objetivos y manténlos frente a ti
conoce por qué te estás esforzando... para que... Anota tus objetivos en tu planificador
diario y revísalo a menudo. Se realista al momento de estipular los tiempos para cada
tarea y objetivo.
15- crea un organigrama para cada proyecto grande
y al tope de ese organigrama, los objetivos o tareas que deben ser cumplidos. Cada
trabajo puede ser repartido en diferentes pasos o acciones individuales con fechas límites
para cada una de dichas tareas. La idea de un organigrama es muy útila a la hora de ‘partir’ una tarea en tareas mas pequeñas donde cada paso siguiente será mas importante
que el que terminamos de cumplir. Un organigrama es el camino que te lleva
directamente a cumplir tus objetivos.
16- planea cada hora de tu día laboral.
Usa bloques de tiempo para estructurar y acomodar la planificación diaria. Dale a cada
tarea el tiempo suficiente para que pueda ser cumplida. Dedica cada porción del día para
manejar cada tarea de prioridad. Si terminas tu tarea mas temprano, muévete rápido a la
tarea siguiente. Toma ventaja en las primeras horas del día que es cuando el cuerpo tiene
mayores energías y que es tambien cuando realizas aquellas tareas prioritarias. Cuanto
mas a menudo utilices la técnica de asignar bloques de tiempo a las tareas, podrás
aprovechar mejor los tiempos y aprenderás a asignarle el tiempo exacto a cada tarea en
particular.
17- prepárate muy bien, de antemano, para cada entrevista
establece un propósito preciso para cada entrevista. Haz que la gente tome conciencia
que tu agenda es muy ajustada para que se enfoquen directamente en lo que necesitan y
no se pierda el tiempo ni se atrasen otras tareas. De esta forma, la gente tambien
contribuirá, de alguna forma, en tu planeamiento diario. Antes que la entrevista concluya
sabrás cual es el paso siguiente. Y.. por supuesto demuéstrales tu agradecimiento por
haber concluido la entrevista en el tiempo asignado.
18- manténte concentrado
aún si tienes 101 proyectos por delante, debes priorizar para maximizar tus esfuerzos.
Habrá gran cantidad de distracciones que te tentarán, cantidad de cosas interesantes para
hacer, lugares donde visitar, gente con quien charlar, etc. Simplemente puedes pasar tu
tiempo como te plazca, pero si quieres lograr tus objetivos y metas, deberás matenerte
concentrado en lo que realmente es importante.
19- al final del día, invierte 10 minutos de tu tiempo planificando para
el día siguiente
genera una nueva lista y sus prioridades con un día de antelación. Esto te ahorrará preciosos minutos en la mañana. Podrás dedicarte directamente a las tareas sin
necesidad de realizar listas ni planeamiento alguno. Usando esta estrategia, te dará la
plena seguridad que siempre estarás trabajandoen las tareas mas importantes.
20- determina el tiempo apropiado requerido por cada tarea para ser
cumplida ininterrumpidamente, teniendo todo al alcance de la mano
cuando, simplemente estas en el medio de las tareas, tratando de cumplirlas sin ninguna
interrupción para que, de esta forma, el organigrama pueda completarse mas
rápidamente.
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